5 تا از بهترین راه ها برای افزایش کارایی کار
مفهوم کارایی کار چیز جدیدی نیست: مردم سالها و میلیونها دلار به دنبال راههایی برای انجام کارهای بیشتر بدون صرف زمان، تلاش و هزینههای بیشتر هستند.
با این حال، در سال گذشته، اهمیت کارآیی در محل کار به سطح کاملاً جدیدی افزایش یافته است زیرا میلیونها نفر خود را در دفاتر راحت خود قفل کردهاند، مجبور شدهاند با هزاران حواسپرتی بیشتر کنار بیایند و هنوز هم با حجم کار منظم خود کنار بیایند.
در این مقاله، برخی از تاکتیکهای اثباتشده در مورد نحوه کارآمدتر کار کردن با استفاده از جدیدترین ابزارها و فناوریهای امروزی را به اشتراک میگذاریم.
تاکتیک های اثبات شده برای بازده کاری بالاتر
طبق یک مطالعه اخیر ، یک کارمند به طور متوسط با حدود 56 وقفه در روز روبرو می شود. این 7 اختلال در ساعت است، به این معنی که…
برای یک کارمند معمولی در سال 2021، میانگین زمان کار متمرکز مولد حدود 8 دقیقه است.
اعداد سرد کننده هستند. هر یک از این اختلالات تأثیری بر کارایی شما می گذارد، زیرا به طور متوسط حدود 2 ساعت در روز صرف تلاش برای بازگشت به مسیر کار خود خواهید کرد. این زمان زیادی تلف شده است! و قطعا کارایی آن چیزی نیست که به نظر می رسد.
ولی! نگران نباش اگر به دنبال افزایش راندمان کاری خود هستید، این تاکتیک های اثبات شده مطمئنا به شما کمک خواهد کرد:
1. روی اهداف خود تمرکز کنید
بهره وری کار با تعیین اهداف روشن برای نگه داشتن چشم شما شروع می شود. شما می توانید هر چیزی را که برای شما مناسب است انتخاب کنید. هدف این است که چیزی به شما بدهیم تا پیشرفت خود را با آن اندازه بگیرید.
برای سهولت در پیگیری عملکرد خود، سعی کنید اهداف طولانی تیم خود را به وظایف و نقاط عطف قابل اندازه گیری کوچکتر تقسیم کنید. به طور کلی توصیه می شود که 1-5 هدف تعیین کنید که هر یک از آنها 3-5 نتیجه کلیدی دارند.
مرتب کردن اهداف خود (همراه با ضرب الاجل های از پیش تعیین شده) به شما کمک می کند:
- دامنه واقعی کاری که باید انجام شود را درک کنید
- زمان و منابع خود را هوشمندانه تخصیص دهید
- بهتر است فرآیندهای خود را بر اساس منابع و شاخص های کلیدی عملکرد برنامه ریزی کنید
صحبت از منابع: در حالی که ممکن است وسوسه شوید که تمام آن وظایف و اهداف را به یکباره انجام دهید، چندوظیفه ای تنها به کارایی شما آسیب می رساند. حتی اگر فقط خودتان را مدیریت کنید (نه یک تیم)، باید انرژی فیزیکی و ذهنی خود را به عنوان یک منبع در نظر بگیرید و فوراً فواید تمرکز بر یک کار واحد را در هر زمان خواهید دید. اگر مانند یک ستاره راک استار اولویت بندی نکنید، اضطراب، کاهش تمرکز و اهمال کاری شما را فرا خواهد گرفت.
2. تخصیص مسئولیت ها
در حالی که اهداف مشترک معمولاً برای تیم یا کل سازمان تعیین می شود، بهتر است نتایج کلیدی خاص یا وظایف سطح پایین تر را شخصاً به هر یک از اعضای تیم اختصاص دهید.
تخصیص این وظایف و مسئولیت ها با در نظر گرفتن نقاط قوت هر فرد (یا حتی ترجیحات شخصی) نیز منطقی است. این به اعضای تیم شما احساس مالکیت می دهد و تعامل آنها را بهبود می بخشد.
در مورد کارهای معمول و تکراری که هیچ ارزشی اضافه نمی کنند، آنها را با استفاده از ابزارهای اختصاصی خودکار کنید. به هر حال، گران ترین نرم افزار برای شما هزینه کمتری نسبت به یک کارمند تمام وقت (یا حتی پاره وقت) دارد.
خوشبختانه، هزاران ابزار اتوماسیون وجود دارد که میتواند از فعالیتهای روزمره، از وظایف اداری و فرآیندهای داخلی گرفته تا تعامل با مشتری و بازاریابی، مراقبت کند.
3. کارهای اضافه را کم کنید :
یکی از مهمترین اتلاف وقت، جلسات، 65 درصد از مدیران را از تکمیل کار خود باز می دارد و به قیمت تفکر عمیق تمام می شود. دلیل آن این است که اکثر آنها غیرمولد و ناکارآمد هستند.
بنابراین اگر میخواهید کارآمدتر باشید، با کاهش تعداد جلسات شروع کنید و سعی کنید آنها را پربازدهتر کنید – یعنی از تایم باکس استفاده کنید و به دستور کار پایبند باشید. بسیاری از تیم ها سعی می کنند حداقل یک روز در هفته کاملاً بدون جلسات باشند.
همچنین بسیاری از شرکت ها، به ویژه شرکت های راه دور، وجود دارند که ارتباطات ناهمزمان را اتخاذ کرده اند. می توانید ویدیوهای کوتاهی را از قبل ضبط کنید که وضعیت فعلی خود را با جزئیات نشان می دهد یا یک کانال Slack اختصاصی برای همگام سازی روزانه داشته باشید.
در حالی که جلسات زیادی وجود دارد که «میتواند یک ایمیل باشد»، اما مواردی نیز وجود دارد که باید بهجای ایمیل یا پیام، حضوری در میان گذاشته شود. نکته کلیدی در اینجا استفاده آگاهانه از کانال های ارتباطی موجود است.
4. جلوی سر و صدا را بگیرید
ارتباطات کلید بهره وری تیم است. با این حال، بار بیش از حد آن می تواند بیشتر از کمبود آن به کارایی شما آسیب برساند. یعنی جابهجایی بین 10 برنامه در روز نه تنها خستهکننده است، بلکه گم شدن در سر و صدای همه کانالهای ارتباطی آسان است.
به همین دلیل است که باید به انتخاب ابزارها و کانال های ارتباط داخلی و همکاری توجه کنید. برای شروع، سعی کنید چند ساعت در روز اعلانها را در دستگاههایتان بیصدا کنید. داشتن چندین “دوی سرعت کاری” – فواصل کاری 1-2 ساعته بدون وقفه – در روز یک راه عالی برای افزایش کارایی و تمرکز بر انجام کار است.
5. در مورد روز کاری خود اطلاعاتی جمع آوری کنید
اگر می خواهید راندمان کاری بالا را حفظ کنید، باید بدانید زمان خود را چگونه می گذرانید و مطمئن شوید که آن را به خوبی صرف می کنید. اینجاست که ردیابی زمان مفید است. همراه با نرم افزار مدیریت پروژه شما، می تواند بینش عملی را در مورد روزهای کاری معمولی شما و تیمتان ارائه دهد و آن را برای کارایی بهتر بهینه کند.
یک ایده خوب این است که فراز و نشیب های خود را در طول روز کاری معمولی یادداشت کنید. چه زمانی بیشترین کارایی را دارید، و در چه دورههایی میتوانید به جای تمرکز عمیق، یک استراحت قهوه داشته باشید، شارژ مجدد کنید یا ایمیلها را دنبال کنید؟ درک این موضوع به شما کمک می کند تا برنامه روزانه خود را بهتر بسازید.
استراحت های کوتاه در طول روز نیز می تواند به بازده کاری شما کمک کند. پس از همه، شما نمی توانید برای 8 ساعت متوالی متمرکز بمانید. تحقیقات نشان می دهد که بهره وری ترین کارمندان به ازای هر 52 دقیقه کار، 17 دقیقه استراحت می کنند.
با این حال، مهم است که بین وقفه ها و وقفه های برنامه ریزی شده تمایز قائل شویم. دومی دشمنان مرگبار بهره وری هستند، در حالی که داشتن استراحت های مدیریت شده کوتاه در طول روز (مثلاً یک پیاده روی سریع یا جلسه یوگا) راهی عالی برای بازیابی انرژی و تمرکز مجدد است!