7 روش مدیریت زمان برای بهبود بهرهوری و عملکرد
1-قانون 80/20 (تحلیل پارتو)
تجزیه و تحلیل پارتو، همچنین به عنوان قانون 80/20 شناخته می شود، فرض می کند که برای بسیاری از رویدادها، 80٪ از اثرات ناشی از 20٪ از علل یا تلاش ها است. بنابراین 20 درصد از ورودی کار شما منجر به 80 درصد نتایج می شود.
در اینجا، خوردن قورباغه مفید خواهد بود. شما باید بر روی مهمترین وظایف تمرکز کنید و تا انتها روی آنها کار کنید تا در واقع به نتایج دلخواه برسید.
2-اهداف هوشمند
SMART مخفف عبارت Specific, Measurable, Atainable, Relevant, Time-Bound است.
خاص: شما باید اهداف خود را واضح، مختصر و مهم تعریف کنید تا دقیقا بدانید که باید چه کاری انجام دهید.
قابل اندازه گیری: برای رسیدن به هدف خود باید بتوانید پیشرفت آن را نظارت و ارزیابی کنید. می توانید با استفاده از معیارها، اعداد یا کارهای کوچکتر که نشان دهنده پیشرفت هستند، این کار را انجام دهید.
دست یافتنی (یا دست یافتنی): هدف شما باید واقع بینانه باشد. چیزی که بتوانید برای آن خود را دراز کنید اما نه خیلی دور.
مرتبط: یک هدف باید با پروژه ها و وظایف و برنامه های بلندمدت شما هماهنگ باشد. همچنین باید وظایف قابل مدیریتی را تنظیم کنید.
محدود به زمان: یک هدف نباید در زمان طولانی باشد زیرا رسیدن به آن دشوارتر خواهد بود. در عوض، باید دارای محدودیت زمانی با یک مهلت خاص باشد.
برای تعیین اهداف SMART، می توانید از الگوهای اهداف SMART استفاده کنید یا سیستم ردیابی اهداف خود را ایجاد کنید.
3-قانون 1-3-5
قانون 1-3-5 یک استراتژی ساده برای مدیریت وظایف شماست. هر روز زمان کار خود را به 1 کار بزرگ، 3 کار متوسط و 5 کار کوچک اختصاص می دهید.
به این ترتیب رسیدن به اهدافتان آسانتر میشود—شما نمیتوانید همیشه روی کارهای بزرگتر کار کنید. شما فقط می توانید کارهای زیادی انجام دهید و محدودیت هایی برای آنچه می توانید انجام دهید وجود دارد.
4-روش POSEC
POSEC مخفف عبارت “اولویت بندی با سازماندهی، ساده سازی، صرفه جویی و مشارکت” است. این روش توسط استیون لام، نویسنده “روش Posec مدیریت زمان” توسعه یافته است.
روش POSEC پنج نیازی را که برای مدیریت کار بهتر باید برطرف کنید را اتخاذ می کند:
- وظایف، اهداف زندگی و آنچه برای شما مهم است را اولویت بندی کنید
- وظایف و اهداف خود را سازماندهی کنید و برنامه ریزی کنید که چگونه روی آنها کار کنید
- کارها، کارها و تمام کارهای کوچکی را که نمی خواهید اما باید انجام دهید ساده کنید
- آنچه را که لذت بخش است و در لیست اولویت نیست اما هنوز باید انجام شود، صرفه جویی کنید
- به جامعه کمک کنید و به آنچه در اطراف شما تفاوت ایجاد می کند توجه کنید
این روش بر اساس نظریه سلسله مراتب نیازهای آبراهام مزلو است. POSEC بازتابی از این سلسله مراتب است – شما نیازهایی دارید که باید آنها را برآورده کنید تا بتوانید از نردبان موفقیت و کارایی بالا بروید.
5-شیشه شیشه ای
شیشه شیشه ای یا The Pickle Jar Theory روش خوبی برای تجسم است.
کوزه شیشه ای بیان تصویری زمان است – هر روز لیوان (زمان) خود را با چیزهای مختلف (فعالیت ها) پر می کنید: سنگ، سنگریزه و ماسه. سنگ ها وظایف بزرگ و مهمی هستند. سنگریزه ها برای کارهای فوری هستند. و ماسه برای حواس پرتی.
هدف از این تکنیک این است که روز خود را به گونه ای برنامه ریزی کنید که ظرف شیشه ای با توجه به سطح فوریت با وظایف پر شود.
6- 4 Ds
روش 4Ds بسیار شبیه به ماتریس آیزنهاور است. برای برنامه ریزی و سازماندهی پروژه های بزرگتر در تیم ها بهترین است.
در اینجا نحوه عملکرد شما در تکنیک 4 Ds آمده است:
- کاری که باید انجام شود را انجام دهید. به همین سادگی.
- کارهایی را که میتوان بعداً انجام داد و در اولویت فهرست شما نیست به تأخیر انداخت.
- کاری را که مجبور نیستید انجام دهید به فردی با مهارت مناسب محول کنید.
- هر کار غیر حیاتی را که برای تیم و پروژه ارزشی ندارد کنار بگذارید (یا حذف کنید).
7-استراتژی ساینفلد
اگر کمدی معروف Seinfeld را تماشا کرده باشید، ممکن است در مورد “استراتژی Seinfeld” شنیده باشید. اگرچه جری ساینفلد به ایجاد این روش اعتراف نمی کند، بسیاری از مردم برای مدیریت بهتر زمان خود از آن استفاده می کنند.
در استراتژی Seinfeld، یک تقویم دیواری بزرگ و یک نشانگر قرمز بزرگ دریافت می کنید. سپس سعی می کنید هر روز با قرار دادن یک X قرمز بزرگ روی آن روز به یک عادت پایبند باشید. بعد از چند روز، زنجیره ای خواهید داشت که هر روز طولانی تر می شود، اگر در اعمال خود ثبات داشته باشید.
از چه تکنیک های مدیریت زمان استفاده می کنید؟
آیا زمان خود را به درستی مدیریت می کنید؟ یا شاید هنوز با تعلل، تنبلی یا بی انگیزگی مبارزه می کنید؟ سعی کنید از تکنیک های بالا، قدم به قدم استفاده کنید، و خواهید دید که چگونه زندگی شما می تواند برای بهتر شدن تغییر کند. و فراموش نکنید که زمان خود را پیگیری کنید تا بفهمید چگونه کار می کنید و از زمان خود استفاده می کنید!
شاید استراتژی های مدیریت زمان دیگری نیز وجود داشته باشد که از آنها استفاده می کنید و در لیست نیستند؟ ترفندها و نکات خود را به اشتراک بگذارید و به ما بگویید چه چیزی برای شما بهتر است!